Що таке Form W-2? Повний гід та огляд змін

Форма W-2 – це щорічний «Звіт про заробітну плату та податки» (Wage and Tax Statement), в якому вам і Податковій службі (IRS) повідомляється про ваш оподатковуваний дохід, отриманий від роботодавця. В форму також включено інформацію про податки, утримані з вашої заробітної плати, та платежі по Social Security і Medicare, зроблені від вашого імені як вами, так і вашим роботодавцем.

Визначення та приклад форми W-2

Про прибутки повідомляють одержувача, а також IRS у низці інформаційних форм кожного року. Form W-2 використовується лише для доходів працівників, з яких було утримано податки. Вона інформує їх про прибутки, які вони повинні вказати в своїх податкових деклараціях, і про платежі, що вже були проведені шляхом утримання.

Форма W-2 також повідомляє IRS про те, який дохід отримав працівник, і підтверджує, скільки він сплатив у вигляді податків.

Хто використовує форму W-2?

Працівники зобов’язані повідомляти про всю отриману ними заробітну плату в своїх щорічних податкових деклараціях. Форма W-2 видається роботодавцем, незалежно від того, повний чи неповний у вас робочий день, якщо ви заробили $600 чи більше доходу від цієї компанії протягом податкового року.

Ви повинні отримати три копії форми W-2 (копії B, C і 2) з докладним описом того, що вам заплатили і що було утримано:

Копія А: Подається в Social Security Administration (SSA) вашим роботодавцем.
Копія B: Прикладіть до своєї декларації за федеральним income tax, якщо ви відправляєте її поштою. Зберігайте її разом з іншими податковими документами не менше чотирьох років, якщо ви подаєте декларацію в електронному вигляді.
Копія С: Зберігайте разом з податковими документами не менше чотирьох років. Це офіційно ваша копія.
Копія 2: Прикладіть до податкової декларації штату, якщо ви відправляєте її поштою. В іншому випадку зберігайте її разом із податковими документами не менше чотирьох років, як і копію B.

Де отримати форму W-2

Роботодавці повинні підготувати форму W-2 для кожного працівника, який має на це право, надіслати вам форму W-2 поштою чи особисто не пізніше 31 січня для попереднього податкового року і надати копії в IRS і Social Security Administration.

Наприклад: 31 січня 2026 року – дедлайн для доходів за 2025 рік.

Що робити, якщо ви не отримали форму W-2

Запитайте роботодавця: Дізнайтесь, коли форми W-2 були розіслані робітникам. Якщо ви не отримали їх до середини лютого, запросіть ще одну друковану копію (деякі роботодавці можуть стягувати номінальну плату за надання додаткової копії).
Зверніться до IRS: Можна звернутися за допомогою до IRS за телефоном 800-829-1040, якщо ваш роботодавець не надіслав форму W-2 чи відмовляється видати її вам.

Впевніться, що у вас під рукою є наступна інформація:

Ім’я та повна адреса вашого роботодавця.
Телефон вашого роботодавця.
Ідентифікаційний номер вашого роботодавця (EIN), якщо ви його знаєте.
Приблизна сума заробленої вами заробітної плати, утриманого федерального податку та дати початку і закінчення роботи (ця інформація є на ваших платіжних документах/pay stubs).

Важливо: IRS може запропонувати вам подати форму 4852 разом з податковою декларацією, якщо ви не можете отримати форму W-2 від свого роботодавця. Ця форма замінює W-2.

Виправлення помилок: Ви маєте право попросити свого роботодавця виправити будь-яку невірну інформацію в вашій формі W-2, якщо:

Ваш номер Social Security вказано неправильно.
Ваше ім’я написано з помилкою.
Ваша заробітна плата і утримувані суми неточні.

Як читати форму W-2: Розшифровка полів

В усіх Boxes від A до F вказано ідентифікуючу інформацію: ваш номер соціального страхування (SSN), ідентифікаційний номер платника податків (EIN) вашого роботодавця, всі адреси та повне офіційне ім’я. Box D — це контрольний номер, який ідентифікує ваш унікальний документ у записах роботодавця.

У пронумерованих графах вказується інформація про стан ваших фінансів:

Box 1: Вказується ваша загальна оподатковувана зарплата, будь-які чайові, про які ви повідомили своєму роботодавцю, бонуси та інші оподатковувані доходи, оподатковувані додаткові пільги. Але в Box 1 не включено будь-які пільги до оподаткування (внески в 401(k), 403(b) чи медичне страхування). Число з графи 1 вказується в рядку 1 форми 1040 за 2025 рік.
Box 2: Вказується, скільки ваш роботодавець утримав з вашої зарплатні в якості федерального income tax (переноситься у рядок 25а форми 1040).
Box 3: Загальна сума заробітної платні, яка оподатковується на соціальне забезпечення (Social Security). Цей податок стягується із зарплатні до $176,100 (станом на 2025 рік) і ліміт збільшується до $184,500 у 2026 році. Зверніться до роботодавця, якщо в Box 3 вказана сума, що перевищує цей ліміт. Чайові вказуються в Box 7.
Box 4: Сума податків на Social Security, утриманих із вашої зарплатні. Сума не повинна перевищувати $10,918.20 на 2025 рік (фіксована ставка 6,2% від ліміту $176,100).
Box 5: Сума заробітної плати, яка оподатковується податком Medicare. Для Medicare не існує максимального ліміту заробітної плати.
Box 6: Утриманий податок на Medicare. Це фіксована ставка 1,45%. Для високооплачуваних працівників податок збільшується на 0,9%, тому сума може бути більшою.
Box 7: Всі прибутки від чайових, про які ви повідомили роботодавцю. Box 7 і Box 3 разом повинні дорівнювати Box 1 (якщо немає пільг до оподаткування) або Box 5 (якщо були пільги). Сума Box 7 вже включена в Box 1.
Box 8: Дохід від чайових, що був виділений вам роботодавцем (allocated tips). Ця сума не включена в Box 1, 3, 5 чи 7. Ви повинні додати її до оподаткованої зарплати в line 1 форми 1040 та розрахувати податки через форму IRS 4137.
Box 10: Суми відшкодування на догляд за утриманцями (Dependents) через FSA. Суми до $5,000 не оподатковуються. Все, що більше, включається в Box 1, 3 і 5. Деталі у формі 2441.
Box 11: Виплати за некваліфікованими планами відстроченої компенсації (Non-qualified deferred compensation). Вже включено в Box 1.
Box 12: (Див. нижче про нові коди).
Box 13: Відмітки, якщо ви statutory employee (штатний працівник з особливим статусом). Ви повідомляєте про зарплату в Schedule C. Також тут є відмітки про участь у пенсійному плані (Retirement plan) або отримання лікарняних від третьої сторони.
Box 14: (Див. нижче про зміни).
Box 15: Штат роботодавця та його ID номер.
Box 16: Оподатковувана зарплата, отримана в цьому штаті.
Box 17: Загальна сума state income tax, утриманого з зарплати в полі 16.
Box 18: Заробітна плата, що оподатковується місцевим податком.
Box 19: Сума місцевих податків (Local income tax).
Box 20: Опис місцевого податку (наприклад, SDI).

Нові положення One Big Beautiful Bill Act (OBBBA)

Відповідно до Закону про узгодження бюджету 2025 року (H.R. 1), відомого як One Big Beautiful Bill Act (OBBBA), вступають в силу наступні важливі нововведення:

1. Trump Accounts

Нові податково-пільгові рахунки для дітей до 8 років.

Внески: до $5,000 на рік (з них роботодавець — до $2,500, не оподатковуються).
Зняття: після 18 років (освіта, перше житло, бізнес).
Державна підтримка: планується $1,000 для дітей, народжених у 2025–2028 роках (без лімітів доходу).

2. No Tax on Tips (2025–2028)

Відрахування для працівників і ФОП у професіях із чайовими.
До $25,000 на рік, з фаз-аутом (поступовим скасуванням) при високих доходах.
Чайові мають бути задекларовані у W-2/1099; на рівні штатів/міст можуть оподатковуватись.

3. No Tax on Overtime (2025–2028)

Тимчасове відрахування для понаднормових: звільняється від податку лише «половина» понад стандартну ставку.
Ліміт $12,500 ($25,000 для спільної декларації), з фаз-аутом за доходом.
Понаднормові мають бути чітко відображені у W-2/1099.

Зміни у Формі W-2 для 2026 року

Через ці нововведення Box 12 та Box 14 форми W-2 для 2026 року були оновлені.

Нові коди в Box 12:

TA – Внески роботодавця на Trump Accounts.
TP – Загальна сума Qualified Tips (No Tax on Tips).
TT – Загальна сума Qualified Overtime (No Tax on Overtime).

Зміни в Box 14:

Box 14a: Використовується для загальної інформації (державне страхування по інвалідності, профспілкові внески тощо).
Box 14b (Нове): Буде використовуватися для вказування коду професії працівника, який отримує чайові.
- Важливо: Пільга “No Tax on Tips” доступна тільки платникам податків, професії яких входять до затвердженого списку IRS (станом на 31 грудня 2024 року).

Як подати форму W-2

Введіть суми в кожне поле відповідного рядка вашої податкової декларації (Tax Return). Якщо ви одружені та подаєте спільну декларацію, складіть суми з форм W-2 вашу та вашого чоловіка/дружини.

Ключові висновки

Форма W-2 повідомляє про прибутки від роботи по найму та податки, утримані з цих прибутків.
Працівники використовують цю інформацію для підготовки своїх annual tax returns.
Роботодавці повинні надіслати форму W-2 до 31 січня.
Якщо роботодавець не надав форму до середини лютого, телефонуйте в IRS: 800-829-1040.

Як Gennadiy Arnautov CPA може допомогти з Form W-2?

Form W-2 — це фундамент вашої податкової декларації. Навіть невеликі помилки в ній можуть призвести до затримок або проблем із IRS. Наші спеціалісти допоможуть:

Перевірити правильність даних у Form W-2 (зарплата, податки, нові коди OBBBA).
Виявити можливі помилки або розбіжності з іншими формами.
Коректно включити інформацію з W-2 у вашу податкову декларацію для максимальної вигоди.
Пояснити, як зарплатні доходи впливають на податкові пільги та кредити.

Не ризикуйте через помилки в базових формах! Правильна обробка Form W-2 — це перший крок до коректної та вигідної податкової звітності.

Зв’яжіться з Gennadiy Arnautov CPA для професійної податкової підтримки.