ОПРЕДЕЛЕНИЕ
Форма W-2 представляет собой ежегодный «Отчет о заработной плате и налогах», в котором вам и Internal Revenue Service (IRS) сообщается о вашем налогооблагаемом доходе, полученном от работодателя. В форму также включены налоги, удерживаемые из вашей заработной платы и платежи по Social Security и Medicare payments, сделанные от вашего имени как вами, так и вашим работодателем.
Определение и пример формы W-2
Доходы сообщаются получателю, а также IRS в ряде информационных форм каждый год. W-2 используется только для доходов сотрудников, из которых были удержаны налоги. Он информирует сотрудников о доходах, которые они должны указать в своих налоговых декларациях, и о платежах, которые они уже произвели путем удержания.
Форма W-2 также сообщает IRS о том, какой доход должен получить сотрудник, и подтверждает, сколько он заплатил в виде налогов. 
Кто использует форму W-2?
Работники обязаны указывать всю полученную ими заработную плату в своих ежегодных налоговых декларациях. Вы должны получить форму W-2 от своего работодателя, независимо от того, полный или неполный у вас рабочий день, если вы заработали 600 или более долларов дохода от этой компании в течение налогового года.
Вы должны получить три копии формы W-2, копии B, C и 2 с подробным описанием того, что вам заплатили и что было удержано:
– Копия А подается в Social Security Administration вашим работодателем.
– Приложите копию B к своей декларации по федеральному income tax, если вы отправляете ее по почте. Храните ее вместе с другими налоговыми документами не менее четырех лет, если вы подаете декларацию в электронном виде.
– Храните Копию С вместе с налоговыми документами не менее четырех лет. Это официально ваша копия.
– Приложите копию 2 к налоговой декларации штата, если вы отправляете ее по почте. В противном случае храните ее вместе с налоговыми документами не менее четырех лет, как и копию B.
Где получить форму W-2
Работодатели должны подготовить форму W-2 для каждого правомочного сотрудника. Они должны предоставить копии в IRS и Social Security Administration. Работодатели должны отправить вам форму W-2 по почте или лично не позднее 31 января для предыдущего налогового года. Например, 31 января 2024 года – для доходов за 2023 год.
Что делать, если вы не получили форму W-2
Спросите своего работодателя, когда Формы W-2 были разосланы сотрудникам, если вы не получили их к середине февраля. Вы можете запросить еще одну печатную копию формы W-2, некоторые работодатели могут взымать номинальную плату за предоставление вам дополнительной копии.
Возможно, вы захотите обратиться за помощью в IRS по телефону 800-829-1040, если вы считаете возможным, что ваш работодатель не отправил форму W-2 или отказывается выдать ее вам. Убедитесь, что у вас под рукой есть определенная информация, в том числе:
- Имя и полный адрес вашего работодателя.
- Телефон вашего работодателя.
- Идентификационный номер вашего работодателя (EIN), если вы его знаете.
Вы также должны предоставить, по крайней мере, примерную оценку заработанной вами заработной платы, удержанного федерального подоходного налога и даты начала и окончания трудовой деятельности, если вы больше там не работаете. Эта информация должна быть доступна на ваших Pay stubs.
IRS может попросить вас подать форму 4852 вместе с налоговой декларацией, если вы не можете получить форму W-2 от своего работодателя. Эта форма заменяет форму W-2.
Вы также можете попросить своего работодателя исправить любую неверную информацию в вашей форме W-2, если:
- Ваш номер Social Security подан неправильно.
- Ваше имя написано с ошибкой.
- Ваша заработная плата и удерживаемые суммы неточны.
Как читать форму W-2
Во всех Boxes от A до F указана идентифицирующая информация: ваш номер социального страхования, идентификационный номер налогоплательщика или EIN вашего работодателя, все адреса и полное официальное имя. Box D — это контрольный номер, который идентифицирует ваш уникальный документ Формы W-2 в записях вашего работодателя.
В пронумерованных графах формы W-2 указывается ваша финансовая информация:
- В Box 1 указана ваша общая налогооблагаемая заработная плата или оклад. В их число входят любые чаевые, о которых вы сообщили своему работодателю, бонусы и другие налогооблагаемые компенсации. Сюда включены налогооблагаемые дополнительные льготы, такие как групповое срочное страхование жизни, но в Box 1 не включены какие-либо льготы до налогообложения, сберегательные взносы в план 401(k), план 403(b) или медицинское страхование. Число, указанное в графе 1, указано в строке 1 формы 1040 2022 года.
- В Box 2 указано, сколько ваш работодатель удержал из вашей зарплаты в качестве федерального income taxes. Это число указывается в строке 25а формы 1040.
- В Box 3 указана общая сумма вашей заработной платы, которая облагается налогом на социальное обеспечение. Этот налог взымается с заработной платы до 160,200 долларов США по состоянию на 2023 налоговый год и увеличивается до 168,600 долларов США в 2024 году. Эта «база заработной платы» ежегодно корректируется с учетом инфляции. Обратитесь к своему работодателю, если в box 3 указана сумма, превышающая базовую заработную плату. Чаевые, о которых вы сообщили своему работодателю, не должны быть включены в box 3. О них сообщается в box 7.
- В Box 4 указана общая сумма налогов на социальное обеспечение, удержанных из вашей зарплаты. Цифра, указанная в box 4, должна составлять не более 9,932.4 долларов США на 2023 год, поскольку налог на социальное обеспечение представляет собой фиксированную налоговую ставку в размере 6,2% от вашего дохода от заработной платы до базовой заработной платы в размере 160,200 долларов США.
- В Box 5 указана сумма вашей заработной платы, которая облагается налогом Medicare. Для Medicare не существует максимальной базы заработной платы.
- В Box 6 указано, сколько налогов было удержано из вашей зарплаты в качестве налога на Medicare. Это фиксированная ставка налога в размере 1,45% от вашей общей заработной платы Medicare за 2022 и 2023 налоговые годы. Вы можете обнаружить, что сумма в Box 6 больше, чем сумма в Box 5, умноженная на 1,45%, если вы получаете значительный доход. Налог Medicare возрастает на 0,9% для высокооплачиваемых.
- В Box 7 показаны все доходы от чаевых, о которых вы сообщили своему работодателю (графа будет пустой, если вы не сообщали ни о каких чаевых). Box 7 и Box 3 должны составлять сумму, указанную в Box 1, если у вас нет льгот до налогообложения, или она может быть равна сумме, указанной в Box 5, если вы получаете льготы до налогообложения. Сумма boxes 7 и 3 не должна превышать базовую заработную плату социального обеспечения. Сумма из box 7 уже включена в box 1.
- В Box 8 указывается доход от чаевых, который был выделен вам вашим работодателем. Эта сумма не включена в заработную плату, указанную в boxes 1, 3, 5 или 7. Вместо этого вы должны добавить назначенные чаевые к налогооблагаемой заработной плате в line 1 формы 1040. Вы должны посчитать Social Security and Medicare taxes налоги, включая этот доход от чаевых, с использованием формы IRS 4137.
- В Box 10 указаны суммы, которые вам могли быть возмещены за расходы на уход за dependents через гибкий счет расходов (FSA), или cумма расходов по уходу за dependents, предоставленная вам вашим работодателем. Возмещения и услуги на сумму менее 5,000 долларов США не облагаются налогом. Любая сумма, превышающая 5,000 долларов США, должна быть указана как налогооблагаемая заработная плата в boxes 1, 3 и 5. Dependent care benefits указываются в форме 2441.
- В Box 11 указаны любые выплаты, которые были распределены вам по неквалифицированному плану отсроченной компенсации вашего работодателя или согласно Section 457 негосударственного пенсионного плана. Сумма в box 11 уже включена в налогооблагаемую заработную плату в box 1.
- Box 12 применяется к отсроченной компенсации и другим компенсациям. В поле 12 можно указать несколько видов компенсаций и пособий, поэтому IRS максимально упростила это, разрешив вашему работодателю вводить однобуквенный или двухбуквенный код, за которым следует сумма вашей компенсации в долларах. Попросите вашего работодателя обозначить, что означает этот код.
- Box 13 содержит три флажка. Первый будет отмечен, если вы являетесь штатным сотрудником. Это означает, что вы должны сообщать о заработной плате из этой формы W-2 и любых других форм W-2, которые вы получаете с пометкой «statutory employee,» в Schedule C к форме 1040. Ваша заработная плата не подлежит удержанию income tax, поэтому вы должны увидеть ноль в Box 2 или оно должно быть пустым. Однако, доходы облагаются налогом на социальное обеспечение и программу Medicare, поэтому поля с 3 по 6 должны быть заполнены. Эти поля также будут отмечены, если вы участвовали в пенсионном плане вашего работодателя в течение налогового года, если вы получали пособие по болезни от третьего лица в соответствии с полисом страхования от третьего лица вашего работодателя. Пособие по болезни не включено в вашу заработную плату Box 1, хотя оно обычно облагается налогами на социальное обеспечение и Medicare.
- Ваш работодатель может указать дополнительную налоговую информацию в Box 14. Любые суммы, указанные в этом поле, должны включать краткое описание того, для чего они предназначены. Здесь можно указать профсоюзные взносы, оплачиваемую работодателем помощь в обучении или отчисления после уплаты налогов в пенсионный план.
- В Box 15 указаны штат вашего работодателя и идентификационный номер налогоплательщика штата.
- В Box 16 указана общая налогооблагаемая заработная плата, полученная вами в этом штате. Здесь может быть несколько строк информации, если вы работали на одного и того же работодателя в нескольких штатах.
- В Box 17 указана общая сумма state income taxes, удержанного из вашей зарплаты, указанной в поле 16. Эти налоги могут подлежать вычету как часть deduction for state and local income taxes в Schedule A формы IRS 1040, если вы itemize your federal deductions.
- В Box 18 указана заработная плата, облагаемая местным, городским или другим income tax штата.
- В Box 19 указана общая сумма налогов, удержанных из вашей зарплаты в качестве местных, городских или других income taxes штата. Эта сумма также может подлежать вычету как часть deduction для income taxes штата и местного уровня, если вы itemize your federal deductions в Schedule A.
- В Box 20 приводится краткое описание уплачиваемых местных, городских или других государственных налогов. В описании может быть указан конкретный город или налог штата, например, платежи по государственному страхованию по нетрудоспособности (SDI) (state disability insurance (SDI)).
Как подать форму W-2
Введите суммы в каждое поле соответствующей строки tax return. Сложите поля вместе, если вы состоите в браке и подаете совместную декларацию, если и у вас, и у вашего супруга(и) есть формы W-2.
Ключевые выводы
– Форма W-2 сообщает о доходах от работы по найму и налогах, удержанных с этих доходов, как для работника, так и для IRS.
– Сотрудники используют эту информацию для подготовки своих annual tax returns.
– Как правило, работодатели должны до 31 января отправить работникам формы W-2 за предыдущий налоговый год.
– Вы можете связаться с IRS по телефону 800-829-1040, если работодатель не предоставит вам форму W-2 к середине февраля текущего года.