ВИЗНАЧЕННЯ
Форма W-2 – це щорічний «Звіт про заробітну плату та податки», в якому вам і Податковій службі (IRS) повідомляється про ваш оподатковуваний дохід, отриманий від роботодавця. В форму також включено інформацію про податки, утримані з вашої заробітної плати та платежі по Social Security і Medicare payments, зроблені від вашого імені як вами, так і вашим роботодавцем.
Визначення та приклад форми W-2
Про прибутки повідомляють одержувача, а також IRS у низці інформаційних форм кожного року. W-2 використовується лише для доходів працівників, з яких було утримано податки та інформує їх про прибутки, які вони повинні вказати в своїх податкових деклараціях і про платежі, що вже були проведені шляхом утримання.
Форма W-2 також повідомляє IRS про те, який дохід отримав працівник , і подтверджує, скільки він сплатив у вигляді податків.
Хто використовує форму W-2?
Працівники зобов’язані повідомляти про всю отриману ними заробітну плату в своїх щорічних податкових деклараціях. Форма W-2 видається роботодавцем, незалежно від того, повний чи неповний у вас робочий день, якщо ви заробили 600 чи більше доларів доходу від цієї компанії протягом податкового року.
Ви повинні отримати три копії форми W-2, копії B, C і 2 з докладним описом того, що вам заплатили і що було утримано:
- Копія А подається в Social Security Administration вашим роботодавцем.
- Прикладіть копію B до своєї декларації за федеральним income tax, якщо ви відправляєте її поштою. Зберігайте її разом з іншими податковими документами не менше чотирьох років, якщо ви подаєте декларацію в електронному вигляді.
- Зберігайте Копію С разом з податковими документами не менше чотирьох років. Це офіційно ваша копія.
- Прикладіть Копію 2 до податкової декларації штату, якщо ви відправляєте її поштою. В іншому випадку зберігайте її разом із податковими документами не менше чотирьох років, як і копію B.
Де отримати форму W-2
Роботодавці повинні підготувати форму W-2 для кожного правочинного працівника, надіслати вам форму W-2 поштою чи особисто не пізніше 31 січня для попереднього податкового року і надати копії в IRS і Social Security Administration. Наприклад, 31 січня 2024 року – для доходів за 2023 рік.
Що робити, якщо ви не отримали форму W-2
Запитайте свого роботодавця, коли Форми W-2 були розіслані робітникам, і якщо ви не отримали їх до середини лютого , запросити ще одну друковану копію форми W-2 (деякі роботодавці можуть стягувати номінальну плату за надання вам додаткової копії).
Можна звернутися за допомогою в IRS за телефоном 800-829-1040, якщо ваш роботодавець не надіслав форму W-2 чи відмовляється видати її вам. Впевніться, що у вас під рукою є певна інформація, в тому числі:
- Ім’я та повна адреса вашого роботодавця.
- Телефон вашого роботодавця.
- Ідентификаційний номер вашого роботодавця (EIN), якщо ви його знаєте.
Ви також повинні надати, принаймні, приблизну оцінку заробленої вами заробітної платні, утриманого федерального податку на прибуток і дати початку і закінчення трудової діяльності, якщо ви більше там не працюєте. Ця інформація має бути на ваших платіжних документах.
IRS може запропонувати вам подати форму 4852 разом з податковою декларацією, якщо ви не можете отримати форму W-2 від свого роботодавця. Ця форма замінює форму W-2.
Ви маєте право попросити свого роботодавця виправити будь-яку невірну інформацію в вашій формі W-2, якщо:
- Ваш номер Social Security подано неправильно.
- Ваше ім’я написано з помилкою.
- Ваша заробітна плата і утримувані суми неточні.
Як читати форму W-2
В усіх Boxes від A до F вказано ідентифікуючу інформацію: ваш номер соціального страхування, ідентифікаційний номер платника податків чи EIN вашого роботодавця, всі адреси та повне офіційне ім’я. Box D — це контрольний номер, який ідентифікує ваш унікальний документ Форми W-2 в записах вашого роботодавця.
В пронумерованих графах форми W-2 вказується інформація про стан ваших фінансів :
- В Box 1 вказується ваша загальна оподатковувана зарплата, будь-які чайові, про які ви повідомили своєму роботодавцю, бонуси та інші оподатковувані компенсації, оподатковувані додаткові пільги (групове термінове страхування життя), але в Box 1 не включено будь-які пільги до оподаткування, ощадні внески в план 401(k), план 403(b) чи медичне страхування. Число з графи 1 вказується в рядку 1 форми 1040 2021 року.
- В Box 2 вказується, скільки ваш роботодавець утримав з вашої зарплатні в якості федерального income taxes в рядку 25а форми 1040.
- В Box 3 повідомляється про загальну суму вашої заробітної платні, яка оподатковується на соціальне забезпечення. Цей податок стягується із зарплатні до 160,200 доларів США станом на 2023 податковий рік і збільшується до 168,600 доларів США в 2024 році. Ця «база заробітної плати» щорічно коригується с урахуванням інфляції. Зверніться до свого роботодавця, якщо в box 3 вказана сума, що перевищує базову заробітну плату. Чайові, про які ви повідомили своєму роботодавцю, вказуються не в box 3, а в box 7.
- В Box 4 вказується сума податків на соціальне забезпечення, утриманих із вашої зарплатні. Сума, вказана в box 4, повинна бути не більшою від 9,932.40 доларів США на 2023 рік, оскільки податок на соціальне забезпечення – це фіксована податкова ставка в розмірі 6,2% від вашого прибутку від заробітної платні до базової зараплатні в розмірі 160,200 доларів США.
- В Box 5 вказується сума вашої заробітної плати, яка оподатковується податком Medicare. Для Medicare не існує максимальної бази заробітної плати.
- В Box 6 вказується, скільки податків було утримано з вашої зарплатні в якості податку на Medicare. Це фіксована ставка податку в розмірі 1,45% від вашої заробітної плати Medicare за 2022 і 2023 податкові роки. Податок Medicare збільшується на 0,9% для високооплачуваних працівників, тому сума в box 6 може бути більшою, ніж сума в box 5, помножена на 1,45%, якщо ви отримуєте значний прибуток.
- В Box 7 вказуються всі прибутки від чайових, про які ви повідомили своєму роботодавцю (графа буде пустою, якщо ви про них не повідомляли). Box 7 и Box 3 повинні складати суму, вказану в Box 1, якщо у вас немає пільг до оподаткування, або вона може бути такою ж, як і вказана в Box 5, якщо ви отримували пільги до оподаткування. Сума boxes 7 і 3 не повинна перевищувати базову заробітну плату соціального забезпечення. Сума з box 7 вже включена в box 1.
- В Box 8 вказується дохід від чайових, що був виділений вам вашим роботодавцем. Ця сума не включена в заробітну плату, вказану в boxes 1, 3, 5 чи 7, ви повинні додати їх до оподаткованої заробітної плати в line 1 форми 1040. Ви повинні порахувати Social Security and Medicare taxes податки, додавши цей дохід від чайових, використовуючи форму IRS 4137.
- В Box 10 вказуються суми, які вам могли бути відшкодовані за витрати на догляд за dependents через гнучкий рахунок витрат (FSA), чи cума витрат по догляду за dependents, надана вам вашим роботодавцем. Відшкодування та послуги на суму менше 5000 доларів США не оподатковуються. Будь-яка сума, понад 5000 доларів США, має бути вказана як оподаткована заробітна плата в boxes 1, 3 и 5. Dependent care benefits вказуються в формі 2441.
- В Box 11 вказуються будь-які виплати, що були розподілені вам за некваліфікованим планом відстроченої компенсації вашого роботодавця чи згідно Section 457 недержавного пенсійного плану. Сума в box 11 вже включена в оподатковану заробітну плату в box 1.
- Box 12 застосовується до відстроченої компенсації та інших компенсацій. В полі 12 можнав вказати кілька видів компенсацій та допомоги, тому IRS максимально спростила це, дозволивши вашому роботодавцю вводити однолітерний чи дволітерний код, за яким іде сума вашої компенсації в доларах(попросіть вашого роботодавця повідомити цей код).
- В Box 13 ставляться відмітки (прапорці), якщо ви – штатний працівник. Це значить, що ви повинні повідомляти про заробітну плату з цієї форми W-2 і будь-яких інших форм W-2, які ви отримуєте з позначкою «statutory employee,» в Schedule C до форми 1040. Ваша заробітна плата не підлягає утриманню income tax, якщо ви в Box 2 побачите 0 або пусте поле. Але прибутки оподатковуються на соціальне забезпечення і програму Medicare, тому поля з 3 по 6 мають бути заповнені, вони також будуть відмічені, якщо ви брали участь в пенсійному плані вашого роботодавця протягом податкового року, отримували допомогу через хворобу від третьої особи відповідно до полісу страхування вашого роботодавця (допомога через хворобу не включена в вашу заробітну плату Box 1, хоча зазвичай оподатковується на соціальне забезпечення і Medicare).
- Ваш роботодавець може вказати додаткову податкову інформацію в Box 14, де має бути короткий опис призначення вказаних сум (профспілкові внески, оплачувана роботодавцем допомога на навчання чи відрахування після сплати податків до пенсійного плану).
- В Box 15 вказується штат вашого роботодавця та ідентифікаційний номер платника податків даного штату.
- В Box 16 вказується загальна оподатковувана заробітна плата, отримана вами в цьому штаті, а якщо ви працювали на одного й того ж роботодавця в декількох штатах, то коротка інформація і про це.
- В Box 17 вказується загальна сума state income taxes, утриманого з вашої зарплатні, що показана в полі 16 (ці податки можуть підлягати відрахуванню як частина deduction for state and local income taxes в Schedule A форми IRS 1040, якщо ви itemize your federal deductions).
- В Box 18 вказується заробітна плата, оподаткована місцевим, міським чи іншим income tax штату.
- В Box 19 вказується загальна сума податків, утриманих з вашої зарплатні в якості місцевих, міських чи інших income taxes штату. Ця сума також може підлягати відрахуванню як частина deduction для income taxes штату та місцевого рівня, якщо ви itemize your federal deductions в Schedule A.
- В Box 20 наводиться короткий опис сплачуваних місцевих, міських чи інших державних податків. В описі може бути вказано конкретне місто чи податок штату, наприклад, платежі по державному страхуванню з непрацездатності (SDI) (state disability insurance (SDI)).
Як подати форму W-2
Введіть суми в кожне поле відповідного рядка tax return. Складіть поля разом, якщо ви одужені та подаєте спільну декларацію, якщо і у вас, і у вашого чоловіка(дружини) є форми W-2.
Ключові висновки
– Форма W-2 повідомляє про прибутки від роботи по найму та податки, утримані з цих прибутків, як для працівника, так і для IRS.
– Працівники використовують цю інформацію для підготовки своїх annual tax returns.
– Як правило, роботодавці повинні до 31 січня відправити працівникам форми W-2 за попередній податковий рік.
– Ви можете зв’язатися з IRS за телефоном 800-829-1040, якщо роботодавець не надасть вам форму W-2 до середини січня поточного року.